Lägg pusselbitarna på plats
Sök bidrag
Ta reda på var ni kan söka pengar. Fråga andra arrangörer om råd. Ta kontakt med ungdomsproducent eller ungdoms-utvecklare i din kommun, fritidsledare på fritidsgårdar.
Skicka projektplanen!
Skicka till alla som är möjliga att få bidrag ifrån. Varje bidragsgivare har olika deadlines så kolla upp vad som gäller!
Ni har fått bidrag. GRATTIS! Allt arbete har gett resultat!
Dags att boka
Nu är det hög tid att boka de artister, lokaler, teknik, tekniker, personal som ni planerat för. Behövs kontrakt? Eller räcker det med en mailkonversation där det ni kommit överens om framgår? Vad gäller? Vilken teknik behöver de? Tar de med sig allt? Behöver de soundchecka? Byggtid? Ska de få mat? Allergier, kost? Vad behöver artisterna veta i förväg. När ska de vara på plats? Hur länge ska de spela?
Sök tillstånd från kommunen och polisen. Besök eller ring till din kommun eller polisen och fråga.
Marknadsföringen
ska påbörjas och ni kanske kommer på fler sätt att marknadsföra under tiden ni jobbar.
Marknadsföring är viktigt för att ni ska nå ut med era arrangörsidéer till er målgrupp. Därför måste ni nu formalisera och fastställa de planer och idéer som finns gällande er egen marknadsföring, som t ex affischer, sociala medier, t-shirts, biljettförsäljning etc.
En marknadsplan skall tydliggöra och tilldela er i gruppen olika aktiviteter och åtgärder som skall vidtas under tiden fram till arrangemanget och vilka ni ansvarar för.
Marknadsplanen skall också innehålla en marknadsföringsbudget som visar på vilken försäljning som kan förväntas och vilka kostnader som uppstår på grund av de aktiviteter och åtgärder som skall genomföras för marknadsföringen.
Läs mer
Länk till: marknadsplan ungaarr
Backup-plan
Om något skulle kunna förutses som problematiskt att genomföra så kan det vara bra att ha tänkt ut en alternativ plan. Om ni t ex har ett utomhusevenemang som kräver fint väder så är det bra att ha ett inomhusalternativ om vädret kräver ändrade planer.
Var också beredd på att någon kan bli sjuk!
Körschema
Här ska det framgå vad som ska göras under arrangemanget, av vem och när! Där kan innefattas t ex tid för upp- och nedriggning, möblering och dukning, tekniska apparater, hur/när att ta emot leveranser, artister osv.
Informera alla involverade
Information till alla artister/personal/volontärer ges av projektledaren. Se till att alla inblandade är förberedda på vad som kommer att ske under arrangemanget. Information bör gå ut till artister/personal/volontärer i god tid, detta görs av projektledaren eller den som haft kontakt med respektive person. Informationen får alla några dagar innan arrangemanget så att alla är beredda på vad som ska ske och hur. Vet en inte vad som förväntas av en oavsett position under ett arrangemang är det svårt att veta vad som är bäst.
